Sturing op Kosten



Sturing op kosten

In deze tijd van economische stagnatie is menig organisatie verplicht te besparen op kosten. Dat geldt zowel voor het bedrijfsleven (minder omzet) als voor de overheid (lagere belastingopbrengsten) en de zorgsector (bezuinigingen opgelegd door de overheid). Kostenposten worden daarbij stuk voor stuk tegen het licht gehouden. Ook de kosten van telecommunicatie vallen hierbij de eer te beurt, hoewel deze kosten een relatief beperkt onderdeel van het bedrijfsbudget vormt; naar verluid enkele procenten. Dat neemt niet weg dat iedere Euro telt en in winst en verliestermen uitgedrukt: een hogere opbrengst bij gelijkblijvende omzet. Overigens dient ook te worden gewezen op het indirecte kostenbesparende effect van telecommunicatie. Een voorbeeld hiervan is de besparing op bijvoorbeeld kantoor m2 in de organisatie bij de introductie van het Nieuwe Werken.

Voor een speurtocht naar besparingen op telecommunicatie is inzicht in de kostenopbouw van cruciaal belang. Medebepalend in de kostenbesparing is uiteraard de inkoopkracht die al of niet gezamenlijk met anderen kan worden ontwikkeld. Met Florin 7 als administratief hulpmiddel en als veelzijdig meetinstrument ondersteunt Pridis in de zoektocht naar kostenbesparing cq. –beheersing.

Integratie 'vast' en mobiel

Bij steeds meer ondernemingen raken mobiele en vaste telefonie geïntegreerd. Mobiele toestellen krijgen daarbij veelal de functionaliteiten van het vaste toestel. Bellen via verkorte nummers en het doorverbinden van gesprekken zijn daar het voorbeeld van. De mogelijkheid wordt geboden om desgewenst alle mobiele verkeer via de PBX te laten verlopen. De mobiele providers geven bij dit alles hun ondersteuning. Het kosteneffect zal van geval tot geval moeten worden bekeken en afgewogen tegen een betere bereikbaarheid.

De IP-PBX kan worden uitgebreid met een mobiele voorziening op basis van WiFi in functionaliteit vergelijkbaar met DECT. Er zijn thans duale mobiele toestellen in de handel waarin GSM en WiFI zijn verenigd. Binnen het bereik van de PBX schakelt het GSM toestel automatisch over op WiFi. Ook hier geldt de verhouding kosten versus bereikbaarheid.

Florin 7 en kostenbesparing

Eerdere versies van Florin 7 waren in eerste instantie bedoeld om telecomfacturen automatisch binnen te halen en vervolgens de vermelde kosten tezamen met andere kostenelementen te verwerken ten behoeve van een specifieke doorbelasting naar bedrijfsonderdelen en of eindgebruiker. Inmiddels is Florin 7 uitgegroeid tot een applicatie die Kosten Management, Mobile Device Management en Bereikbaarheid Management mogelijk maakt.

Florin 7 is allereerst een recht toe recht aan systeem waarbij een reeks van relevante financieel/ administratieve gegevens worden vastgelegd, verwerkt en doorgegeven. Uit dit systeem kunnen rapportages worden afgeleid variërend van verbruik per medewerker tot trunkbezetting en van gebruikers van mobiele telefoons tot de totale telecom kosten over een afgelopen periode. Op deze manier kan met Florin 7 vooral bespaard worden op kosten van  administratief telecom beheer.

Met Florin 7 wordt grip gehouden op de mobiele omgeving. Eerder is opgemerkt dat mobiele telefoons meer en meer worden gebruikt voor dataverkeer zoals voor e-mail, agendabeheer en het raadplegen van dagelijkse taken. Anders dan bij spraak vraagt dit om applicatiebeheer. Met Florin 7 kunnen op afstand applicaties worden toevoegd of verwijderd. Bij verlies of diefstal geldt dit laatste ook voor achtergebleven gegevens. Florin 7 is daarom met name besparend in kosten van het technisch beheer van de mobiele omgeving.

Naast dit alles geeft Florin 7 ook inzicht in de procesgang. Het werkelijke telefoonverkeer wordt continu gemeten, inclusief doorschakelingen, terugval op de telefoniste en afgebroken oproepen. Hiermee kunnen werkprocessen inzichtelijk gemaakt worden en kunnen knelpunten worden geïdentificeerd. Door het beschikbaar zijn van een verscheidenheid aan relevante procesgegevens is Florin een geschikt hulpmiddel voor het meten van kritische proces indicatoren (KPI’s).

Florin 7 kan ook worden ingezet als simulatie tool om bv. bij keuze van een andere provider het kosteneffect vooraf door te berekenen. Florin 7 is daarmee een uitstekend instrument voor innovatie.

Met Florin 7 komt een managementtool beschikbaar waarmee de complete logistieke procesketen rond telecom valt te managen om kostenbesparing cq. kostenbeheersing te kunnen realiseren. Deze procesketen loopt van oriëntatie, aanschaf, inzet tot en met het buiten dienst stellen. Wel moet op onderdelen rekening worden gehouden met een zekere aanlooptijd. Niet alle managementinformatie is direct beschikbaar, maar moet worden opgebouwd. Dat neemt niet weg dat met Florin 7 binnen afzienbare tijd kan worden beschikt over een betrouwbare telecom kennisbank.

Met de bedrijfstelefooncentrale als vertrekpunt is een review gemaakt van de kostenopbouw telefonie met per item een of meer voorbeelden van kostenbesparing.